7 consejos clave para ser la estrella de sus reuniones por videoconferencia
Uno de los factores esenciales para el éxito de una videoconferencia es que los usuarios experimenten la misma sensación que en una reunión cara a cara. Este tipo de reuniones se han convertido ya en parte de nuestro día a día tanto en casa como en la oficina y por ello, en nuestro artículo te dejamos algunos consejos que consideramos imprescindibles para realizar videoconferencias con éxito.
1. invertir en equipos de calidad profesional
Tanto si está en la oficina como en casa, le recomendamos que utilice un equipo de videoconferencia profesional para garantizar una calidad extrema. Tanto en los sistemas de vídeo como en los de audio, estos dispositivos cuentan con componentes de tecnología y calidad superiores que proporcionarán una mayor comodidad y calidad de vídeo y sonido durante su uso. Elija equipos versátiles y que se adapten fácilmente al trabajo híbrido, preferiblemente Plug&Play para no perder tiempo con la instalación/configuración.
2. Garantizar una imagen profesional
El 93% de nuestra comunicación es no verbal. Por lo tanto, nuestra imagen puede ser decisiva en los primeros momentos de una reunión. Para aparecer en su mejor momento, coloque una fuente de luz en una posición estratégica (idealmente frente a usted) para asegurar un rostro brillante y también preste atención a los detalles de su entorno externo. Aunque la elección del fondo puede parecer un detalle menos importante a primera vista, en realidad es clave para proyectar una imagen profesional. Un fondo con mucho ruido visual puede distraer al público y transmitir una imagen relativamente negativa. Para una buena experiencia de videoconferencia, sobre todo en casa, le recomendamos que se instale en un entorno neutro, por ejemplo, frente a una pared blanca/beige o que añada un fondo profesional sobrio a través de la plataforma que utilice.
3. Ajuste de la posición de la cámara web
Siguiendo con el punto anterior, el contacto visual es esencial para las reuniones a distancia. Mantener una conexión, aunque sea virtual, añade una sensación de “cara a cara” a tus reuniones remotas, así que coloca tu sistema de vídeo a la altura de los ojos, preferiblemente en un soporte fijo. Esta alineación le permitirá mantener un contacto visual natural y profesional.
4. Comprobar el contraste y la luminosidad
La gran mayoría de los equipos de vídeo profesional permiten ajustar automáticamente los niveles de contraste y brillo de la imagen, pero aun así, te recomendamos que elijas un entorno con iluminación natural, que no sea demasiado brillante, ya que en un escenario con demasiada luz, la cámara reducirá la intensidad de la imagen, provocando un desequilibrio entre las luces, y puede haber una pérdida significativa en la calidad de la transmisión de la imagen.
5. Instalación del equipo de audio
En las videoconferencias, la transmisión de audio es tan importante como la de imagen. Esté donde esté, es importante contar con un sistema de sonido de calidad y buen rendimiento. Para asegurarse de que la calidad del audio está a la altura de su imagen, compruebe antes de la reunión que el volumen está adaptado al entorno, que el micrófono está bien ajustado y que los controles de cancelación de ruido están, si es necesario, correctamente activados.
6. Garantizar una buena conexión a Internet
Las plataformas de videoconferencia transmiten un gran flujo de datos. Para que sea eficaz, debe tener una conexión estable y rápida. La comprobación de la velocidad de Internet le permite beneficiarse de una recepción auditiva y visual más fluida, así como limitar los retrasos, las latencias y las imágenes “congeladas” durante la llamada. La calidad de tu conexión a Internet puede optimizarse cerrando todas las aplicaciones innecesarias que consumen tráfico, ya sea de forma activa o en segundo plano.
7. Probar el equipo antes de las reuniones
Pueden producirse problemas de micrófono y de encuadre. Hoy en día las plataformas de videoconferencia ya permiten probar tanto la cámara como el micrófono antes de entrar en la reunión, para que te asegures de que todo funciona al 100%, pero también puedes anticiparte a estos problemas haciendo una llamada de prueba con un compañero antes de la videoconferencia y así comprobar el encuadre del vídeo, enfocar el fondo, ajustar la iluminación o probar la calidad de transmisión de los altavoces y el micrófono, antes de la reunión.
