7 consejos clave para ser la estrella de tus reuniones por videoconferencia
Uno de los factores esenciales para el éxito de una videoconferencia es que los usuarios experimenten la misma sensación que en una reunión cara a cara. Las reuniones de este tipo se han convertido en parte de nuestra vida cotidiana, tanto en casa como en la oficina, así que en este artículo te daremos algunos consejos que consideramos esenciales para celebrar videoconferencias con éxito.
1. invertir en equipos de calidad profesional
Tanto si estás en la oficina como en casa, te recomendamos que utilices equipos de videoconferencia profesionales para garantizar la máxima calidad. Tanto en sistemas de vídeo como de audio, estos dispositivos cuentan con tecnología superior y componentes de calidad que le proporcionarán mayor comodidad y calidad de vídeo y sonido durante su uso. Elija equipos versátiles y fácilmente adaptables al trabajo híbrido, preferiblemente Plug&Play para no perder tiempo en instalación/configuración.
2. Garantizar una imagen profesional
El 93% de nuestra comunicación es no verbal. Por eso nuestra imagen puede ser decisiva en los primeros momentos de una reunión. Para lucir el mejor aspecto posible, coloca una fuente de luz en una posición estratégica (idealmente delante de ti) para asegurarte de que tu rostro está iluminado y presta también atención a los detalles de tu entorno exterior. Aunque la elección del fondo pueda parecer un detalle menos importante a primera vista, en realidad es fundamental para proyectar una imagen profesional. Un fondo con mucho ruido visual puede distraer al público y transmitir una imagen relativamente negativa. Para disfrutar de una buena experiencia de videoconferencia, sobre todo en casa, le recomendamos que se instale en un entorno neutro, por ejemplo delante de una pared blanca/beige o añadiendo un fondo profesional sobrio a través de la plataforma que utilice.
3. Ajuste de la posición de la webcam
Siguiendo con el punto anterior, el contacto visual es esencial para las reuniones a distancia. Estar conectado, aunque sea virtualmente, añade una sensación de «cara a cara» a tus reuniones a distancia, así que coloca el sistema de vídeo a la altura de los ojos, preferiblemente en un soporte fijo. Esta alineación le permitirá mantener un contacto visual natural y profesional.
4. Compruebe el contraste y el brillo
La gran mayoría de los equipos de vídeo profesional permiten ajustar automáticamente los niveles de contraste y brillo de la imagen, pero aun así, te recomendamos que elijas un entorno con iluminación natural que no sea demasiado brillante, ya que en un escenario con demasiada luz, la cámara reducirá la intensidad de la imagen, lo que provocará un desequilibrio entre las luces, y podría haber una pérdida significativa en la calidad de la transmisión de la imagen.
5. Instalación del equipo de audio
En las videoconferencias, la transmisión de audio es tan importante como la de imagen. Esté donde esté, es importante contar con un sistema de sonido de calidad que funcione bien. Para asegurarse de que la calidad de audio está a la altura de su imagen, compruebe antes de la reunión que el volumen está adaptado al entorno, que el micrófono está bien ajustado y que los controles de cancelación de ruido están, si es necesario, correctamente activados.
6. Garantizar una buena conexión a Internet
Las plataformas de videoconferencia transmiten un gran flujo de datos. Para que sea eficaz, necesita una conexión estable y rápida. Comprobar la velocidad de Internet le permite beneficiarse de una recepción sonora y visual más fluida, así como limitar los retrasos, la latencia y las imágenes «congeladas» durante la llamada. La calidad de tu conexión a Internet puede optimizarse cerrando todas las aplicaciones innecesarias que consumen tráfico, ya sea de forma activa o en segundo plano.
7. Equipos de prueba antes de las reuniones
Pueden producirse problemas de micrófono y encuadre. Las plataformas de videoconferencia actuales ya te permiten probar tanto la cámara como el micrófono antes de entrar en la reunión, para que te asegures de que todo funciona al 100%, pero también puedes anticiparte a estos problemas haciendo una llamada de prueba con un compañero antes de la videoconferencia y así comprobar el encuadre del vídeo, enfocar el fondo, ajustar la iluminación o probar la calidad de transmisión de los altavoces y el micrófono antes de la reunión.
