7 Dicas fundamentais para ser a estrela nas suas reuniões por videoconferência
Um dos fatores essenciais para uma videoconferência bem-sucedida é que os utilizadores experimentem a mesma sensação de uma reunião presencial. Este género de reuniões tornaram-se já parte do nosso quotidiano tanto em casa como no escritório e por isso, no nosso artigo desta deixamos-lhe algumas dicas que consideramos fundamentais para realizar videoconferências com sucesso.
1. Investir em equipamento de qualidade profissional
Quer esteja no escritório ou em casa, recomendamos utilizar equipamentos profissionais de videoconferência para garantir uma qualidade extrema. Tanto em sistemas de vídeo como de áudio, estes dispositivos possuem componentes de tecnologia e qualidade superior que lhe irá proporcionar um maior conformo e qualidade de vídeo e som durante a sua utilização. Escolha equipamentos que sejam versáteis e se possa adaptar facilmente no trabalho híbrido, de preferência Plug&Play para não perder tempo com a instalação/configuração.
2. Garantir uma imagem profissional
93% da nossa comunicação é não-verbal. Por isso, a nossa imagem pode ser decisiva nos primeiros momentos de uma reunião. Para aparecer no seu melhor, coloque uma fonte de luz numa posição estratégia (idealmente à sua frente) de forma a garantir um rosto iluminado e tenha também atenção aos detalhes do seu ambiente externo. Embora a escolha de fundo possa parecer um detalhe menos importante à primeira vista, é, na verdade, fundamental para projetar uma imagem profissional. Um fundo com muito ruido visual pode distrair o seu público e transmitir uma imagem relativamente negativa. Para uma boa experiência de videoconferência, especialmente em casa, recomendamos instalar-se num ambiente neutro, por exemplo, em frente a uma parede branca/bege ou adicionar um fundo profissional sóbrio através da plataforma que usa.
3. Ajustar a posição da webcam
Seguindo o ponto anterior, o contacto visual é essencial para reuniões à distância. Manter uma ligação, mesmo que virtualmente, acrescenta uma sensação de “cara a cara” às suas reuniões à distância, por isso, coloque o seu sistema de vídeo ao nível dos olhos, de preferência em cima de um suporte fixo. Este alinhamento permitirá que mantenha um contacto visual natural e profissional.
4. Verificar o contraste e luminosidade
A grande maioria dos equipamentos de vídeo profissional permitem ajustar automaticamente os níveis de contraste e brilho da imagem, mas mesmo assim, recomendamos que opte por um ambiente com iluminação natural, que não seja demasiado iluminado, pois num cenário com demasiada luz, a câmara irá reduzir a intensidade da imagem, levando a um desequilíbrio entre as luzes, podendo ocorrer uma perda significativa na qualidade de transmissão da imagem.
5. Configurar o equipamento de áudio
Nas videoconferências a transmissão do áudio é tão importante como a da imagem. Esteja onde estiver, é importante ter um sistema de som com qualidade e com bom desempenho. Para garantir que a qualidade de áudio corresponde à sua imagem, verifique antes da reunião que o volume está adaptado ao ambiente, que o microfone está bem ajustado e que os controlos de cancelamento de ruído estão, se necessário, devidamente ativos.
6. Garantir uma boa ligação à Internet
As plataformas de videoconferências transmitem um grande fluxo de dados. Para ser eficaz deve dispor de uma conexão estável e rápida. A verificação da velocidade da Internet permite-lhe beneficiar de uma receção sonora e visual mais suave, e também limitar os atrasos, latências e imagens “congeladas” durante a chamada. A qualidade da sua ligação à Internet pode ser otimizada fechando todas as aplicações desnecessárias que consomem tráfego, ativamente ou em segundo plano.
7. Testar os equipamentos antes das reuniões
Problemas de microfone e de enquadramento, podem acontecer. Atualmente as plataformas de videoconferência já permitem testar tanto a câmara como o microfone, antes de entrar na reunião, assim poderá assegurar que tudo funciona a 100%, mas pode também antecipe estas questões fazendo uma chamada de teste com um colega antes da videoconferência e assim verificar o enquadramento do vídeo, focar o fundo, ajustar a iluminação ou testar a qualidade de transmissão dos altifalantes e microfone, antes da reunião.
