Melhorar a experiência de reunião híbrida com tecnologia profissional
O trabalho tornou-se virtual
Em março de 2020, muitas centenas de milhões de nós em todo o mundo passaram repentinamente de trabalhar juntos em escritórios para trabalhar remotamente, principalmente em nossas casas. Isso agora evoluiu para um novo normal híbrido, em que os funcionários dividem seu tempo entre casa, escritório e, muitas vezes, um terceiro local. Com essa transição, a maioria das atividades diárias mudou para plataformas virtuais. Da geração de leads e entrevistas de emprego a webinars e bate-papos informais, o trabalho agora ocorre principalmente online. Da mesma forma, as videoconferências são agora a principal maneira de nos conectarmos com nossos colegas. Na verdade, 80% de todas as reuniões em todo o mundo agora são totalmente virtuais ou híbridas, com apenas 20% acontecendo totalmente pessoalmente.
Essa transformação digital irreversível deu início a uma nova era de trabalho, na qual os funcionários podem trabalhar de forma tão produtiva e eficaz em qualquer lugar. E, como acontece com qualquer grande mudança, também criou uma série de novos desafios, entre eles as reuniões.
Das reuniões presenciais às remotas
Antes da pandemia, a maioria das reuniões ocorria pessoalmente. Nós nos sentamos ao redor de uma mesa e discutimos ideias juntos em uma sala. Depois veio a pandemia, onde a rápida transição para o trabalho remoto transferiu todas as nossas comunicações para ambientes virtuais.
Com todos os funcionários ingressando em uma reunião remotamente, tínhamos uma maneira não escrita de trabalhar “uma pessoa, uma tela”: cada indivíduo tinha seu próprio fluxo de câmera individual e podia ingressar na reunião com relativa facilidade. E, em grande parte, essa relativa facilidade de reuniões levou a um grande aumento na quantidade delas; A Microsoft relatou recentemente um aumento de 252% no tempo semanal gasto em reuniões para o usuário médio do Teams desde fevereiro de 2020.
Reuniões híbridas trazem desafios únicos
Mas agora, como a maioria das organizações está adotando modelos de trabalho flexíveis, uma nova forma de reunião está surgindo, uma que apresenta um novo conjunto de desafios que nunca encontramos antes: reuniões híbridas. Com algumas pessoas ingressando em uma reunião a partir de uma sala de reunião, enquanto muitas outras ingressam remotamente, os funcionários presenciais e remotos veem a necessidade de uma nova experiência de reunião.
Especificamente, muitos estão se sentindo deixados de lado, desconhecidos e invisíveis. No trabalho híbrido, as videoconferências continuarão sendo um ponto de contato essencial entre colegas, clientes e clientes. No entanto, muitas organizações ainda precisam adotar tecnologias e estratégias adequadas para se adaptar a esse novo estilo de reunião.
Melhorando a equidade da reunião
Nossa capacidade de ouvir e ser ouvido, bem como ver e ser visto nesses ambientes híbridos tem um grande impacto na eficácia das reuniões. Da mesma forma, se as equipes não receberem o treinamento adequado para realizar esse tipo de reunião, muitos simplesmente assumirão que uma etiqueta desatualizada e totalmente presencial será suficiente.
E se nos sentirmos excluídos e não incluídos, o engajamento cai, levando a menores níveis de produtividade e criatividade nas reuniões, bem como a maiores níveis de insatisfação com essa nova forma de trabalhar.
Com novas soluções da Microsoft e da Jabra, uma experiência de sala de reunião híbrida otimizada que garante inclusão equitativa está na vanguarda da conversa, com dispositivos como o Jabra PanaCast 50 e o Microsoft Teams Rooms criando experiências equitativas para trabalhadores híbridos.
Impulsionando a inclusão e a confiança de qualquer lugar
Para que todos os funcionários se sintam à vontade para falar em reuniões híbridas, é importante que os gerentes assegurem a todos os funcionários que suas opiniões são igualmente valorizadas, independentemente do local de trabalho.
Um bom primeiro passo é os gerentes terem uma discussão explícita sobre segurança psicológica, talvez compartilhando alguns de seus próprios desafios de adaptação a um ambiente de reunião híbrido. Com práticas inclusivas implementadas, as equipes podem realmente aproveitar ao máximo as novas tecnologias de colaboração.
