Mejorar la experiencia de las reuniones híbridas con tecnología profesional
El trabajo se ha vuelto virtual
En marzo de 2020, muchos cientos de millones de personas de todo el mundo habremos pasado de repente de trabajar en oficinas a hacerlo a distancia, principalmente en nuestros hogares. Esto ha evolucionado hacia una nueva normalidad híbrida, en la que los empleados dividen su tiempo entre el hogar, la oficina y, a menudo, un tercer lugar. Con esta transición, la mayoría de las actividades cotidianas se han trasladado a plataformas virtuales. Desde la captación de clientes potenciales y las entrevistas de trabajo hasta los seminarios web y las charlas informales, el trabajo ahora se realiza principalmente en línea. Del mismo modo, la videoconferencia es ahora la principal forma de conectar con nuestros colegas. De hecho, el 80% de las reuniones que se celebran en todo el mundo son virtuales o híbridas, y sólo el 20% tienen lugar en persona.
Esta transformación digital irreversible ha dado paso a una nueva era del trabajo, en la que los empleados pueden trabajar con la misma productividad y eficacia en cualquier lugar. Y, como todo gran cambio, también ha creado una serie de nuevos retos, entre ellos las reuniones.
De las reuniones presenciales a las reuniones a distancia
Antes de la pandemia, la mayoría de las reuniones se celebraban en persona. Nos sentamos alrededor de una mesa y debatimos ideas juntos en una sala. Luego vino la pandemia, en la que la rápida transición al trabajo a distancia desplazó todas nuestras comunicaciones a entornos virtuales.
Al unirse todos los empleados a una reunión a distancia, teníamos una forma de trabajar no escrita de “una persona, una pantalla”: cada uno tenía su propio flujo de cámara individual y podía unirse a la reunión con relativa facilidad. Y en gran medida, esta relativa facilidad de las reuniones ha llevado a un gran aumento en la cantidad de ellas; Microsoft informó recientemente de un aumento del 252% en el tiempo semanal dedicado a reuniones para el usuario medio de Teams desde febrero de 2020.
Las reuniones híbridas plantean retos únicos
Pero ahora que la mayoría de las organizaciones están adoptando modelos de trabajo flexibles, está surgiendo una nueva forma de reunión que plantea una serie de retos que nunca antes habíamos encontrado: las reuniones híbridas. Dado que algunas personas se unen a una reunión desde una sala de reuniones, mientras que muchas otras lo hacen a distancia, los empleados presenciales y remotos ven la necesidad de una nueva experiencia de reunión.
En concreto, muchos se sienten excluidos, desconocidos e invisibles. En el trabajo híbrido, la videoconferencia seguirá siendo un punto de contacto esencial entre compañeros, clientes y consumidores. Sin embargo, muchas organizaciones aún no han adoptado las tecnologías y estrategias adecuadas para adaptarse a este nuevo estilo de reuniones.
Mejorar la equidad en las reuniones
Nuestra capacidad para oír y ser oídos, así como para ver y ser vistos en estos entornos híbridos, tiene un gran impacto en la eficacia de las reuniones. Del mismo modo, si los equipos no reciben la formación adecuada para celebrar este tipo de reuniones, muchos simplemente asumirán que basta con una etiqueta anticuada y totalmente presencial.
Y si nos sentimos excluidos y no incluidos, el compromiso disminuye, lo que se traduce en menores niveles de productividad y creatividad en las reuniones, así como en mayores niveles de insatisfacción con esta nueva forma de trabajar.
Con las nuevas soluciones de Microsoft y Jabra, una experiencia optimizada en las salas de reuniones híbridas que garantice una inclusión equitativa está en el primer plano de la conversación, con dispositivos como Jabra PanaCast 50 y Microsoft Teams Rooms, que crean experiencias equitativas para los trabajadores híbridos.
Impulsar la inclusión y la confianza desde cualquier lugar
Para que todos los empleados se sientan cómodos hablando en las reuniones de híbridos, es importante que los directivos aseguren a todos los empleados que sus opiniones se valoran por igual, independientemente de dónde trabajen.
Un buen primer paso es que los directivos mantengan un debate explícito sobre la seguridad psicológica, tal vez compartiendo algunos de sus propios retos a la hora de adaptarse a un entorno de reuniones híbrido. Si se aplican prácticas integradoras, los equipos pueden aprovechar al máximo las nuevas tecnologías de colaboración.
